La problemática
En la actualidad con frecuencia se escucha entre las personas en las empresas o a nivel académico que tienen una base de datos que desean compartir, trabajar o analizar y resulta ser que los datos se encuentran en una hoja de cálculo en Excel o mas recientemente una hoja en cálculo de Google, lo que plantea un problema entre identificar correctamente que es una hoja de calculo y para que sirve y lo que es una base de datos, y de acuerdo a sus ventajas o desventajas utilizar la que mejor corresponda a nuestros objetivos.
La hoja de cálculo
Se entiende por hoja de cálculo o plantilla electrónica a un tipo de herramienta digital que consiste en una estructura conformada por filas y columnas que forman una hoja, formando así celdas en las que puede ingresarse información alfanumérica, numérica, fecha o formulas y ponerla en relación de manera lógica, matemática o secuencial.
Una hoja de cálculo es una herramienta que se adapta a distintas necesidades, y s encuentra en los paquetes de software de oficina tales como Microsoft Office, LibreOffice, OpenOffice, etc. La primera hoja de cálculo se llamó VisiCalc, y fue muy importante pues puso a las computadoras personales como herramientas del mundo de los negocios y la administración. Posteriormente apareció Lotus 1-2-3 que termino posicionando a las hojas de cálculo como la herramienta ideal para registro de datos y la ac, al pasar al sistema operativo Windows surge Excel que termina siendo la hoja de calculo por excelencia y actualmente la hoja de calculo de Google con su capacidad para compartirse a multiples usuarios son las hojas de cálculo mas utilizadas.
Actualmente Excel ha agregado a su hoja de cálculo capacidades adicionales mediante aplicaciones complementarias o lenguajes de programación, asi Excel cuanto con Pivot para aumentar su capacidad de almacenamiento y mejorar el análisis de datos, lenguajes como Visual Basic para aplicaciones, interface con Python y el uso de medidas de Dax (lenguaje de formulas utilizado por Power BI).
¿Qué es una base de datos?
Una base de datos esta formada por un conjunto de datos estructurados y definidos a través de un proceso establecido, que procura evitar la redundancia , y que será almacenado en un medio de almacenamiento masivo. El Sistema de Gestión de Bases de Datos se puede comparar con una capa de software que controla todos los accesos a la base de datos.
¿Entonces Excel es una base de datos?
Al revisar encontramos puntos comunes entre las hojas de calculo y las bases de datos, ambos almacenan datos, permiten ordenarlos, hacer búsqueda, etc. Sin embargo las bases de datos tienen un control inherente a su integridad referencial que facilita el control de los datos a ingresar, almacena mayor cantidad de datos que una hoja de calculo y conforme las cantidades de datos a almacenar sean mayores, permiten con mayor facilidad realizar búsquedas o trabajar con los datos directamente o compartiendo sus datos con otras herramientas como software estadistico o de visualización.
Entonces podríamos concluir que no es correcto el uso de la denominación de base de datos cuando en realidad estamos trabajando con una base de datos y que en especial cuando la cantidad de datos a utilizar no es demasiado grande el utilizar una hoja de calculo puede resultar conveniente, tanto para almacenar los datos como para analizarla.
Referencias bibliográficas
Hoja de Cálculo—Concepto, historia y para qué sirve. (s. f.). Recuperado 30 de enero de 2025, de https://concepto.de/hoja-de-calculo/
Matos, L. (2005). Misterios de Excel (La biblia de Excel). Digerati Books.
Reinosa, E., Maldonado, C., Muñoz, R., Damiano, L., & Abrutsky, M. (2012). Bases de datos (1a ed.). Alfaomega.